内覧システムを極限まで効率化してみる 〜 ②

こんにちは。アメリカで不動産エージェント兼コンサルタントとして働く佐藤です。

昨日から入居希望者に対して内覧を行う際の、効率を上げる方法についてお伝えさせて頂いています。

無収入ならぬ出費となる空室期間を最小限に抑えるべく、住人の入れ替わりが発生するターンオーバー期間は極力短うする必要がありあす。

そして入居者を選別する上では現地で落ち合って物件を気に入ってもらい、そこで初めて申込書を書いて頂いて入居者審査を行うのではなく、それ以前に

「プリ・スクリーニング(Pre-Screening:事前審査)」

を通して「入居希望者と会う前に疑似審査を行う」ことで、一層の効率化が計れるのです。

家賃をはじめとするあらゆる物件情報を把握しているかを

  1. 電話で口頭確認
  2. 自動音声で口頭確認 ⇛ 全てYesの後、担当者につなげる
  3. ホームページ上に質問を記載し、全てYesであれば申込書を自動送信

等を通じて行い、これにより実際に希望者に接する頃には家賃その他の条件に承諾していることとなり、その後のやり取りは一気に楽になるのです。

この内覧システムの効率化について、本日も続けます。

プリ・スクリーニング以外の効率を上げる方法

プリ・スクリーニングの他に時間を省く手段としては、次のような2つもあります。

ロックボックスを使う

(ロックボックス「Lock box)」とは物件の玄関の手すりに設置されている、内覧用の家の鍵が入っている箱です。

通常は入居者の内覧用に使用しますが、それ以外にも引っ越し業者や改築時に施工業者が使用する場合もあります。

「勝手に物件に入れさせて、内部を壊されはしないか?」

と心配する物件オーナーもいますが、ロックボックスは全米で普通に使われているのです。

とはいえ、当然ながら完全に野放しにするわけにはいきませんのでロックボックスの番号を教える前にはプリ・スクリーニングをしっかりと行い、電話番号をはじめとする希望者の情報をがっちりと押さえる必要があります。

そして実際に物件を見せるときのように予約の段取りを行い、

「このロックボックスの番号は明日の○○時まで有効です。」

と伝え、翌日になったら番号を変更しに行けばよいのです。

この流れで入居希望者は自分の好きな時間に内覧を行うことが出来、不動産管理会社の担当者は現場に向かう必要がなくなりますから、不動産管理会社のみならず、入居希望者にとってもかなり利便性の高い手法となります。

実際、入居希望者の多くは担当者が後ろにいて内覧中にあれこれ言われるよりも、自分のペースでゆっくりと物件を内覧したいものなのです。

このロックボックスを使うことで自分の好きな時間に自由に閲覧してもらうことで、質問にしても後にメールもしくは電話で受け付けるだけで済むことになります。

チェックアウトキーを使う

入居希望者に物件の鍵をオフィスに受取に来てもらい、鍵を渡して自分で物件を閲覧してきてもらう方法を

「チェックアウトキー」

といいます。

この方法もまた、入居希望者と現場で待ち合わせて内覧にかける時間を省くことが出来ます。

もちちろん鍵を預けるからには鍵を返してもらう必要がありますから、鍵を渡す前には返却保証をかける必要があります。つまり、内覧希望者から担保になるものを受け取るのです。

この担保となるものは何でも良いのですが、2人以上の場合は運転をしない方の運転免許証を預かるなど、相手が確実に鍵を返しにオフィスに戻ってくるようなものを選ぶ必要があります。

ただし、この方法のマイナス面は内覧希望者にとって余計な時間がかかってしまうことです。

オフィスにわざわざ鍵を取りに来ることは面倒であると同時に、その道中に他のよい物件が見つかって、かつそちらには不動産エージェントが現地に来て内覧をさせてくれるとなれば、そちらに流れてしまうこともあります。入居希望者にとっては、エージェントが物件まで来てくれた方がありがたいわけです。

その為、この方法は住居用物件ではなくオフィス物件の賃貸の場合に有効となります。

自分の家をオフィスとする場合はこの限りではありませんが、商業物件の賃貸であれば「チェックアウトキー」は有効な手段となるのです。

内覧出張は高級住宅に限定する

上記に2つの効率を上げる手法をお伝えしましたが、それでも高級物件に関してはやはり直接エージェントが立ち会う必要があります。

通常は高級物件は囲われた敷地内にあり、

  • ゲートを通れない
  • セキュリティーガードに止められる

等の理由で、根本的に入居希望者が自分で閲覧することには無理があります。

また仮にゲートがなく普通に物件にいける場合でも、治安上の配慮からロックボックスは使うべきではないのです。

同時に、高級住宅の内覧の場合は立ち会う際に入居希望者の身なりを確認することも大切です。

  • 容姿
  • 所有する車
  • 服装

等から、ある程度その入居希望屋を判断することが出来るわけです。

唯一のマイナス点は現場に赴くことで時間を取られてしまうことですが、高級物件に関しては致し方ありません。

まとめ

いかがでしょうか。

空室率を極限まで下げるには、一人でも多くの良質な入居希望者と出会う回数を増やすしかありません。

そして時間が限られている以上、候補者の一人ひとりに会って最初から最後まで同じことを繰り返し繰り返し説明するのではなく、

  • 手続きを自動化する
  • 内覧を自分で済ませてもらう

等のシステムを組むことによって、候補者を絞る効率を上げていくことが可能なのです。

その結果、不動産管理会社としては最終的に本当に入居を希望する方々とのほんの少しの質問への受け答えや、申込みにあたる事務処理にのみ時間を費やすことが可能となります。

あなたが管理を委託する不動産会社の入居募集システムが上記のように極限まで効率化されているか、一度確認されてみてはいかがでしょうか。


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