内覧システムを極限まで効率化してみる 〜 ①

こんにちは。アメリカで不動産エージェント兼コンサルタントとして働く佐藤です。

あなたがアメリカに不動産を購入する場合、通常は地元の不動産管理会社に物件の管理を委託することになります。

そこからキャッシュフローを高める方法は

収入を増やす
出費を減らす

の2つしか方法はありませんが、収入を増やす意味では主な収入源となる家賃を毎月確実に頂くことは必須です。

言い換えると、家賃収入が入らない空室の期間、いわゆる年間空室率を極限まで下げることが極めて大切になるのです。

そこで空室率を下げる為には、入居者の入れ替えを行う「ターンオーバー」と呼ばれる期間を短くするべく

  • 入居者への内覧
  • 入居者の審査

のスピードと効率を上げる必要があります。

通常は入居率に最も大きな影響を与えるのは「立地条件」です。

やや乱暴に言えば、立地さえよければ多少の古さや行き届かない手入れも目をつぶってもらえるもの

特に主要な駅への徒歩圏の物件ともなると、ニューヨークのマンハッタンなどでは2ベッドルームでも約50万円の家賃等はザラにあるのです。

とはいえ、立地が良い悪いに関わらず(空室 = 出費)ですから、入居者の入れ替わりは極力速やかに効率よく行う必要があります。

「家賃が$1200なら月に$1200の出費」
「家賃が$4500なら月に$4500の出費」

と考えると、空室期間は長くとも数週間に抑えることが必須なのです。

そこで入居者入れ替えとなるターンオーバーの時期を最小限にする為のプロセスを見ていきましょう。

プリ・スクリーニング(Pre-Screening:事前審査)

ひと度入居希望者が現れたら、通常は物件の内覧が必要になります。

入居希望者に物件を見せる際は

  1. 電話による予約
  2. 場所で待ち合わせ
  3. 内覧
  4. 申込書

の手順が必要となりますが、大抵の場合は1人目の閲覧者が物件を決めることはそうそうなく、複数の希望者に対して全く同じ内覧作業を何度か繰り返すことになります。

その為、内覧は入居希望者と時間を合わせて現場に向かい、そこで説明に時間を費やす必要が出てきますので内覧を繰り返すにしても効率を上げることは必須なのです。

そこで効率を上げる為のコツは、入居希望者に実際に会う前に

「プリ・スクリーニング(Pre-Screening:事前審査)を行う」

ことです。

物件の希望者に部屋を紹介する場合、通常は実際に部屋を見せて、当人が本当に借りたい意思があればそこで初めて入居希望者に対するスクリーニング(審査)を行いますが、このスクリーニングを内覧で当人に合う前に行うことが効率を上げるコツなのです。

ただしプリ・スクリーニングを行うとはいっても、実際のスクリーニングで使用する犯罪履歴照会等を行うことは出来ません。

それでも事前に

  • 家賃
  • 敷金
  • 光熱費込か否か
  • 洗濯機があるか否か
  • ガレージがあるか否か
  • ペット可か否か
  • ペットであれば追加敷金と追加家賃の金額
  • 契約期間(1年なのか、10か月なのか、18か月なのか)

これらの情報を伝え、これらをきちんと事前に認識しているかを電話で確認することは出来るのです。

そしてプリ・スクリーニングで確実に聞かなくてはならない質問は、

「Are you prepared to fill out a background credit check this time?
(バックグラウンド審査に申し込む準備は出来ていますでしょうか?)」

です。

ここで相手が話をはぐらかしてくる場合は、まずバックグラウンドに傷がある可能性が高い為に

「では、準備が出来てからまたお電話頂けませんでしょうか?」

と流す必要があります。

音声システムを活用する

また、管理する物件が増えてくると不動産管理会社としてはその分問い合わせが増えてくることになりますから、やがては人と直接話してプリ・スクリーニングを行う時間すら効率化する必要が出てきます。

その効率化の方法が

「自動音声システムの導入」

です。

現在はこの手のシステムは非常に整っていますから、上記の質問を全て自動音声システムに入れておき、最後まで「Yes」であれば先に進み、そこで初めて不動産管理会社の担当者と話せるシステムにするわけです。

この自動音声システムについてはそれなりのコストがかかってしまいますが、管理する物件が増えてくると相応の収入になりますので、費用対効果のバランスを考えて、

「ここからはマンパワーだけでは対応が無理」

となる頃には管理料も毎月それなりに入っているはずですから、予算が許す限りは積極的に導入するべきなのです。

ホームページを活用する

もしくは費用対効果を上げるもう1つの方法として、ホームページ上でに上記の質問をデータベース化しておき、全ての質問に「Yes」だった場合に限りメールアドレスを希望者に登録してもらい、自動送信で申込書を送ることも出来ます。

この場合は閲覧する人数に関わらず、かかるのはサーバー代のみです。

しかも通常は今の時代にホームページをかまえて物件情報を掲載させておくことは当然ですから、そのホームページ上の延長で問い合わせに質問を加えるだけでよいのです。

このようにプリ・スクリーニングを徹底的に自動化することで、極限まで申し込み受付を効率化することが出来るのです。

内覧システムの効率化について、明日に続けます。


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